Allmänna utskottet föreslår ny dokumenthanteringsplan

Allmänna utskottet i Överkalix föreslår att kommunen fastställer en ny dokumenthanteringsplan som gör det möjligt att ha ett helt digitalt arkiv. Förslaget går nu vidare till kommunstyrelsen för ställningstagande.

Förslag till beslut

Allmänna utskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att fastställa den nya dokumenthanteringsplanen för Överkalix kommun. Planen innebär att kommunen ska kunna arkivera handlingar helt digitalt och undvika dubbellagring i både pappers- och digital form.

Bakgrund

Överkalix kommun är i färd med att införa digitalt arkiv i hela organisationen. För att detta ska bli möjligt utan dubbelarbete behöver styrdokumenten för informationshantering uppdateras. Det gäller både nämndernas informationshanteringsplaner och arkivbeskrivningar. Protokollet konstaterar att inriktningen mot digital arkivering ligger i linje med ett tidigare beslut i kommunfullmäktige.

Så ska pappershandlingar hanteras

I den nya dokumenthanteringsplanen föreslås att allmänna handlingar som kommer in i pappersformat i huvudsak ska skannas och därefter kunna gallras. Undantag görs för dokument där underskrift krävs enligt lag, handlingar som behövs för bevisvärde, avtal och kontrakt som inte signeras digitalt, justerade protokoll som inte signeras digitalt samt handlingar som på grund av format, färg eller andra egenskaper inte kan bevaras tillfredsställande enbart som skannad fil.

Motiv och förväntade effekter

I ärendets motivering lyfts flera fördelar med digital arkivering. Det gäller bland annat säkrare långtidslagring, enklare sökbarhet och bättre möjligheter att göra handlingar tillgängliga för forskning och för allmänheten, till exempel via kommunens webbplats. Den nya planen syftar också till att minska behovet av dubbellagring och därmed effektivisera kommunens dokumenthantering.

Tidsplan och nästa steg

Efter behandlingen i Allmänna utskottet går ärendet vidare till kommunstyrelsen, som ska ta ställning till om dokumenthanteringsplanen ska fastställas. Förslaget är därmed ännu inte slutligt beslutat men markerar en tydlig inriktning mot mer digital och effektiv dokumenthantering i Överkalix kommun.

Allmänna utskottet, 15 september 2026, § 108.